Apesar de muitos se concentrarem no fato de que para trabalhar em algumas funções não é necessário ter uma formação específica, devemos lembrar que o sucesso na função depende de ter e desenvolver habilidades de um auxiliar administrativo.

O cargo exige conhecimento em informática, domínio da língua portuguesa falada e escrita, além de organização, criatividade, dinamismo, entre outras características. É uma vaga muito disputada no mercado de trabalho, mas também muito oferecida pelas empresas, por ser necessária em qualquer tipo de negócio e nos mais diversos setores de uma organização.

Neste artigo, vamos esclarecer quais as principais funções, além de mostrar uma lista com as principais habilidades de um auxiliar administrativo. Continue a leitura!

Quais as principais funções do auxiliar administrativo?

O cargo de auxiliar administrativo traz uma característica muito interessante, principalmente para aqueles que estão ingressando na vida profissional, a sua multifuncionalidade. A função, pode estar relacionada a vários setores de uma mesma organização, como recursos humanos, setor financeiro, contabilidade, almoxarifado, entre outros.

Sua principal função é dar andamento ao bom funcionamento do setor, portanto, suas tarefas correspondem a fazer atendimentos telefônicos, organizar agenda de chefes ou outros funcionários, organizar arquivos, atender clientes, receber e enviar documentos, cuidar das correspondências, criar planilhas, registrar informações importantes, monitorar prazos, realizar pagamentos de contas, solicitar material, agendar reuniões e reservar salas, preparar apresentações e relatórios, e auxiliar superiores nas atividades necessárias.

Quais as principais habilidades de um auxiliar administrativo?

Algumas habilidades pessoais ou talentos híbridos são necessárias para um auxiliar administrativo tornar-se referência na área. Confira agora uma lista com as principais delas!

1. Boa comunicação

Saber como tratar cada assunto e como se comunicar é de extrema importância. Ter uma comunicação clara, articulada e com o uso das palavras corretas são atributos essenciais da função, que exigirá tanto a habilidade verbal para negociar com fornecedores, quanto escrita para redigir e-mails, apresentações e relatórios.

Lidar de forma respeitosa com todos os tipos de pessoas também é necessário, pois este profissional lida com clientes, sócios, fornecedores e superiores. É importante a adaptação às situações e paciência com todas as pessoas.

2. Flexibilidade

O profissional auxiliar administrativo precisa lidar com tarefas variadas ao mesmo tempo, como elaborar um relatório em um determinado prazo e recepcionar clientes. Portanto, a flexibilidade é fundamental para lidar com essas demandas variadas.

Além disso, é necessário estar disposto a realizar tarefas que fogem da sua rotina, pois qualquer tipo de apoio pode ser solicitado pelos seus superiores.

3. Empatia

Saber criar bons relacionamentos e tratar a todos com respeito e empatia é essencial em qualquer profissão. No entanto, para um auxiliar administrativo essa habilidade é ainda mais necessária, pois dessa forma é possível entender e ajudar da melhor forma possível.

Assim, tendo empatia por seus colegas e superiores é possível organizar o setor de forma favorável ao fluxo de trabalho deles e buscar trazer para si algumas responsabilidades que podem ser executadas na sua função retirando sobrecarga de trabalho dos demais.

É preciso empatia também no momento de lidar com clientes, realizar atendimento telefônico e responder e-mails de forma respeitosa e eficiente.

4. Senso de liderança

Ter senso de liderança é saber tomar decisões, ter um pensamento crítico. Nesta função, muitas coisas mudam de uma hora para a outra e é importante conseguir decidir pelo melhor caminho diante da situação. Portanto, saber encontrar soluções eficientes de forma rápida em cenários inesperados é uma habilidade importante para o profissional da área.

5. Resiliência

Ser resiliente significa manter o equilíbrio diante de situações chocantes ou de pressão extrema. Não é fácil ter essa característica, mas assim como as demais, ela pode ser treinada. Portanto, é necessário manter o equilíbrio emocional e ter autocontrole nos momentos difíceis, sem deixar a insegurança e ansiedade tomarem conta da situação, sabendo lidar com prazos e contratempos.

6. Organização

Fundamental para a função é ser uma pessoa organizada. Digamos que o auxiliar administrativo está ali para, de certa forma, organizar e manter a organização de um setor. Portanto, é ele quem vai organizar planilhas, agendas, documentos, reservar salas de reuniões, lembrar e alertar quanto aos prazos, enfim, se essa pessoa não for organizada, todo o setor sofrerá com isso.

7. Criatividade

Encontrar soluções diante de questões que podem ser simplificadas é uma habilidade que pode chamar atenção de seus superiores. O auxiliar administrativo, deve ficar atento a novas ferramentas e tecnologias que facilitam o uso de planilhas, agendas e organização documental. Inserir esse tipo de novidade pode trazer mais eficiência à função.

Além disso, é importante usar a criatividade e ser proativo. Deve-se procurar entender as necessidades e buscar contribuir para amenizar o fluxo de trabalho. Nesta função, não se deve aguardar receber ordens para executar uma tarefa, mas sim, procurar o que pode ser feito.

Como um curso superior pode ser um diferencial em sua carreira?

Para atuar como auxiliar administrativo é necessário apenas ensino médio, sendo uma função considerada porta de entrada para cargos melhores. No entanto, alguns cursos podem trazer o diferencial em sua carreira.

Uma boa formação com curso superior na área administrativa trará conhecimentos técnicos que podem impulsionar sua carreira. Além disso, o conhecimento em informática é mais do que necessário para ser reconhecido na área e esse conhecimento será garantido com o curso superior, assim como o conhecimento na elaboração de planilhas e relatórios.

Devemos ainda lembrar, que o contato com profissionais da área em uma graduação pode fornecer atualizações sobre softwares que contribuem para organização. Além de trazer contatos que podem contribuir com sua carreira profissional e colocação no mercado de trabalho.

Neste artigo, abordamos as principais funções e habilidades de um auxiliar administrativo. Vimos o quanto o cargo é importante em qualquer tipo de negócio, seja grande ou pequeno. Vimos também que são necessárias algumas habilidades que podem ser treinadas e assim, o cargo seja a porta de entrada para outros cargos melhores. No entanto, para uma rápida colocação e crescimento profissional, o diferencial está em realizar uma graduação na área administrativa.

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